Useat tutkimukset viittaavat siihen, että ulkoiset palkkiot heikentävät sisäistä motivaatiota. Huomio kiinnittyy ulkoisiin tekijöihin, mikä voi häiritä työskentelyä ja vaikuttaa negatiivisesti työprosesseihin ja lopputulokseen, kirjoittaa Minna Mattila-Aalto.
Valtion velka kasvaa, työn tuottavuus takkuaa ja julkiset menot kasvavat ikääntyvässä Suomessa. Työntekijät uupuvat, ja Suomi kärsii työvoimapulasta. Työtä olisi tehtävä entistä tehokkaammin ja tuloksellisemmin.
Kuulemme usein väitettä, että ihmiset tekevät sitä, mitä mitataan. Ajatellaan, että tuottavuuden mittaaminen johtaa parempiin työtuloksiin. Tämän perusteella päädymme siihen, että tuottavuuden mittaamiseen ja mittareihin tulisi erityisesti panostaa.
Mutta miten tämä näkyy käytännössä?
Jotta tuottavuutta voidaan mitata, meidän on ymmärrettävä, mitä tuottavuus tarkoittaa. Tuottavuus viittaa siihen, kuinka paljon saavutetaan tietyillä panoksilla tai millaisia vaikutuksia saavutetaan.
Yksinkertaisesti sanottuna tuottavuudessa on kyse kustannusten ja tuottojen suhteesta. Mittaamme tuotantoyksikön, kuten päiväkodin, autokorjaamon tai ammattioppilaitoksen omaa toimintaa. Tuottavan toiminnan perusta on, että toimijoilla on selkeä käsitys siitä, mitä ollaan tuottamassa ja mikä on tuottavaa.
Erilaisia tapoja tarkastella kustannuksia ja suoritteiden määrää, laatua ja vaikutuksia on monia. Taustalla vaikuttavat mittareita laatineiden ihmisten käsitykset siitä, mitä tuottavuus tarkoittaa ja mitkä tekijät siihen vaikuttavat.
Jotta tuottavuutta voitaisiin pätevästi mitata, sen käsite on ymmärrettävä ensin.
Mittaaminen voi olla sekaannusta aiheuttavaa
Tuottavuuden mittaamisen tarkoituksena on selvittää tuotantoyksikön oman toiminnan vaikutukset, ei ulkopuolisten tekijöiden vaikutuksia tuotokseen.
Mitä tehokkaammin tuotantoyksikön sisäiset resurssit voidaan muuttaa taloudellisesti kannattavaksi tuotannoksi, sitä parempi on tuottavuus. Yhdessä tuotantoyksikössä syntyy erilaisia suoritteita ja samalla kehitetään toimintatapoja, jotka vastaavat paremmin ajan ja toimintaympäristön muutoksiin.
Mitkä näistä asioista valitaan mittauksen kohteiksi?
Kun mitataan suoritteita, oletamme, että sama panos tuottaa samankaltaisia vaikutuksia samankaltaisessa tilanteessa. Päiväkotilapsi kasvaa turvallisesti, auto korjataan kuntoon, ja oppilas oppii samalla panoksella. Todellisuudessa työntekijät, asiakkaat ja tilanteet ovat erilaisia. Meidän pitäisi siis ymmärtää, mitä tarvitaan saadaksemme halutun lopputuloksen. Vasta sitten voimme tietää, mitä tulisi mitata.
Jos selkeät ja yhtenäiset tuottavuuden mittausperiaatteet puuttuvat, saattaa lopulta mitata jotain aivan muuta kuin tuotantoprosessissa syntyviä suoritteita tai niiden vaikutuksia. Joskus saatetaan mitata kirjoituspöydällä suunniteltujen palvelukokonaisuuksien tuottamista, mikä ei vastaa arjen todellisuutta. Lapsi voi saada opetussuunnitelman mukaista varhaiskasvatusta, autoilija saa tarvittavan huollon, ja ammattiin opiskeleva saa sovitun määrän opetusta yhteisissä aineissa, mutta millaisia lopputuloksia nämä tuottavat?
Jos tarkastelu rajataan esimerkiksi pelkkiin taloudellisiin mittareihin, saatetaan ajautua säästämään panoskustannuksista, kuten tuotantovälineistä ja henkilöstöstä, ja tavoittelemaan suuria suoritemääriä. Tämä näkyy työelämässä niin usein, että monet mieltävät tuottavuuden tarkoittavan suoritteiden puristamista henkilöstön kustannuksella.
Häiritseekö mittaaminen itse tuottavuutta?
Laatu on olennainen osa tuottavuutta. Tuottavuudessa ja sen mittaamisessa on keskeistä, kuinka hyvin resurssit saadaan käytettyä tulokselliseen toimintaan. Laatutekijät ovat monitahoisia, ja niiden arviointiperusteet vaihtelevat.
Koska suoritteiden määrän mittaaminen ja sen aiheuttamien kustannusten valvominen on suhteellisen helppoa, painotus on usein määrällisessä mittaamisessa. Käytännössä mitataan sitä, minkä voimme mitata, mutta ei välttämättä sitä, mitä olisi olennaisinta mitata.
Tuottavuustutkimukset osoittavat, että kun työntekijä tietää olevansa tarkkailun alla, hänen käyttäytymisensä muuttuu tuottavammaksi. Toiminta saattaa muuttua kaavamaisemmaksi ja ennustettavammaksi, kun ihminen pyrkii vastaamaan odotuksiin ja saavuttamaan asetetut tavoitteet.
Paradoksaalisesti tarkkailtava pyrkii näyttämään hyvältä niissä osa-alueissa ja toiminnoissa, jotka ovat mitattavia. Ulkoinen valvonta alkaa ohjata työskentelyä.
Useat tutkimukset viittaavat siihen, että ulkoiset palkkiot heikentävät sisäistä motivaatiota. Huomio kiinnittyy ulkoisiin tekijöihin, mikä voi häiritä työskentelyä ja vaikuttaa negatiivisesti työprosesseihin ja lopputulokseen.
Tavoitteellinen ja työhönsä sitoutunut työ on tuottavaa, kunhan työprosessit ovat oikein suunniteltuja. Mittaamisen paradoksi on, että se pyrkii ohjaamaan työntekijöitä tavoitteelliseen suuntaan. Samalla mittaus kuitenkin siirtää huomion pois siitä, miten työ tehdään ja miten prosessit sujuvat. Mittaamisesta voi tulla häiriötekijä, joka heikentää työn laatua.
Vapaus, luovuus ja yhteistyö: avaimet tulevaisuuden tuottavuuteen
Työntekijät kamppailevat mittauksen työhön aiheuttamien häiriöiden kanssa ja tekevät lopulta paljon muutakin kuin sitä, mitä mitataan.
Työntekijöiden on voitava vaikuttaa työn tekemisen ja lopputuloksen mittaamisen välisten ristiriitojen ratkaisemiseen, jotta he voivat saavuttaa tavoitteet. Tämä edellyttää ammatillista vapautta, tehokasta yhteistyötä ja luovuutta. Nämä tekijät tarvitsevat tilaa ja aikaa myös kontrolloiduissa työympäristöissä. Jos työntekijät kokevat, että heillä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa ristiriitaan, he väsyvät, turhautuvat ja menettävät motivaationsa. Tämä ristiriita voi heikentää työn laatua, sitoutumista ja lopulta työntekijöiden hyvinvointia.
Tilastotutkimukset viittaavat siihen, että suomalainen työn tuottavuus on laskussa, ja yhä useampi työntekijä kokee huonoa vointia ja uupumusta. Miten työntekijät toimisivat ja voisivat, jos heidän suoritustaan ei jatkuvasti mitattaisi? Olisiko työelämämme voimissaan vai ajautuisiko se pahempaan epäjärjestykseen?
Vapaus, luovuus ja yhteistyö voisivat olla tulevaisuuden tuottavuuden kulmakivet. Mitä tapahtuisi, jos alkaisimme mitata juuri niitä asioita?