Olet saanut kutsun organisaatiosi strategiapäivään. Tilaisuuden alussa toimitusjohtaja kapuaa estradille, tarttuu mikrofoniin ja ilmoittaa, että “organisaation tuloskehitys on kahden viimeisen kvartaalin aikana ollut ala-arvoista. Näin ei voi jatkua”. Tämän jälkeen hän antaa katseensa kiertää salissa, jotta asian vakavuus tulisi varmasti ymmärretyksi. Sitten hän totetaa, että “tämän kehittämispäivän tavoitteena on jalkauttaa hallituksen tekemä strategia ja sitä kautta varmistaa, että tuloksen korjaamiseksi asetetut tavoitteet vuodelle 2025 tullaan saavuttamaan”. Syvä hiljaisuus laskeutuu saliin. Seuraavaksi alkaa levoton liikehdintä ja lopulta ilma täyttyy kriittisistä kysymyksistä: kenen kannalta ala-arvoista, miksi strategia, mitä korjaavia toimia ja keiden ehdoilla? Tässä vaiheessa peli on jo menetetty.
Edellä kuvattu tilanne oli kuvitteellinen, mutta valitettavan totta monessa organisaatiossa -niin yrityksissä, julkishallinnossa kuin kansalaisjärjestöissä. On selvää, että strategiaa ei voi synnyttää huutoäänestyksellä, mutta ylhäältä alas tuotuna se on tuomittu epäonnistumaan. Kääntäen, onnistuneen strategian salaisuus on oikeanlainen osallistaminen, kontekstin avaaminen, dialogisuus ja asioiden merkityksellistäminen.
Merkityksellistämisen käsite on johdettu englannin kielen sanasta sensemaking. Sensemaking-termillä viitataan tavallisesti prosessiin, jossa ihmiset yhdessä antavat merkityksiä yhteisille kokemuksille. Sensemaking-keskusteluissa merkitykset pyritään tekemään todeksi ja näkyväksi. Tämän vuoksi sensemakingissä tärkeitä elemettejä ovat kieli, keskustelu ja kommunikaatio. Sensemaking on toiminnan ja tulkinnan vuorovaikutusta, ei niinkään valintojen tekemistä tai arviointia.
Sensemaking yhdistetään tavallisesti Brenda Dervinin ja Karl Weickin käsityksiin tiedon ja merkityksen tuottamisesta sosiaalisessa järjestelmässä. Dervin tarkastelee yksilöiden ja käyttäjien kokemuksia tiedon etsimisessä ja merkityksen luomisessa, mikä tekee hänen lähestymistavastaan hyvin henkilökohtaisen. Kysymys on prosessista, jossa yksilöt rakentavat merkityksiä kokemuksiensa, tunteidensa ja ajattelutapojensa avulla. Tämä liittyy usein psykologisiin ja sosiaalisiin näkökulmiin, kuten siihen, miten ihmiset antavat merkitystä elämän tapahtumille tai muutoksille. Dervin korostaa subjektiivista kokemusta ja yksilön henkilökohtaista tulkintaa maailmasta.
Karl Weick puolestaan keskittyy organisaatioiden kollektiiviseen toimintaan ja siihen, miten lyhyet, usein epäselviksi koetut hetket voivat muokata organisaation toimintaa ja päätöksentekoa, mikä tuo esiin yhteisön ja organisaation dynamiikan.
Ymmärtääkseen weickiläistä, usein hyvin abstraktia ja vaikeasti avautuvaa, ajatuksenjuoksua on hyvä tuntea edes hieman eksistentialistista fenomenologiaa, joka keskittyy ihmisen kokemusten ja tietoisuuden rakenteiden ymmärtämiseen.
Weickiläisessä ajattelussa organisaatiot eivät ole staattisia ja vakaita systeemejä, vaan ne ovat loputtomassa organisoitumisen ja uudelleenorganisoitumisen tilassa. Näin siksi, koska organisaation jäsenet kehittelevät jatkuvasti uusia käsityksiä, vaikuttavat muiden käsityksiin ja ottavat osaa toimintoihin, jotka muuttavat jäsenten välisiä suhteita sekä organisaation toimintaympäristöä. Karl Weick tiivistää asian osuvasti: ”Organisaatiot organisoituvat loputtomasti, mutta eivät ole koskaan organisoituneet”.
Sensemaking-hahmotus pitää sisällään kolme keskeistä kokonaisuutta: vihjeet (cues), kehykset (frame) sekä niiden välisen suhteen (connection). Vihjeet viittaavat ympäröivän maailman elementteihin tai signaaleihin, jotka auttavat yksilöitä ymmärtämään tilannetta. Weickin mukaan ihmiset etsivät vihjeitä tapahtumista ja konteksteista, jotka voivat antaa viitteitä siitä, mitä tapahtuu ja mitä se voi merkitä. Vihjeet voivat olla asioita, kuten sanallinen viestintä, kehon kieli, tilannekohtaiset tapahtumat tai aineelliset asiat, jotka vaikuttavat tilanteeseen. Ne ovat avainasemassa merkitysten luomisessa, sillä niitä näkemällä ja tulkitsemalla ihmiset alkavat rakentaa käsityksiään ympäröivästä maailmasta.
Kehykset tarkoittavat sitä, miten ihmiset jäsentävät ja tulkitsevat saamaansa informaatiota. Weick käyttää kehys-käsitettä kuvaamaan tapoja, joilla erilaiset aiemmat kokemukset, uskomukset ja odotukset muokkaavat ihmisten käsityksiä ja reaktioita. Kehykset auttavat ihmisiä suodattamaan ja merkityksellistämään vihjeitä, jolloin ne voivat keskittyä olennaiseen ja tehdä päätöksiä. Kehykset vaikuttavat siihen, miten tietty tilanne nähdään ja miten siihen reagoidaan.
Yhteydet viittaavat siihen, miten eri vihjeet ja kehykset liittyvät toisiinsa. Sensemaking on prosessi, jossa ihmiset yhdistävät eri vihjeitä, jotta he voivat rakentaa ymmärrystä. Yhteydet voivat olla sekä ajallisia että tilallisia. Yksi tapahtuma tai vihje voi linkittää toiseen aikaisempaan kokemukseen tai merkitykseen. Yhteydet auttavat luomaan kokonaiskuvaa ja ymmärrystä siitä, miten asiat ovat keskenään sidoksissa ja miten ne vaikuttavat toisiinsa.
Strategiaprosessin tulisi perustua yhteisesti jaettuun ja tulkittuun tilanneymmärrykseen. Tällaisen prosessin kautta hahmotettu strategia liittää organisaation jatkuvuuden edellyttämät uudet painotukset laajempaan psykososiaalis-organisatoriseen kontekstiin, tuo yhdessä koetun historian ja jaetut tulkinnat tulevaisuudesta yhteisen päätöksenteon foorumille. Se toimii yhteisesti jaettuna karttana (Weick itse käyttää usein karttametaforaa), joka auttaa navigoimaan kompleksisessa ja epävarmuuden määrittämässä tilassa. Taitava johtaja tuuppaa asioita oikeaan suuntaan, mahdollistaa positiivisen muutoksen ja ymmärtää milloin on viisainta olla tekemättä mitään. Kompleksisuutta ei voi hallita – sen kanssa on vain opittava elämään.