Ohjeet hankerahoitusta saaneille

Mitä tapahtuu myönteisen hankerahoituspäätöksen jälkeen?

Hankerahoituksen käyttö tulee pääsääntöisesti aloittaa kuuden kuukauden kuluessa myönteisen päätöksen saamisesta.

Hankerahoituksen saajien kanssa solmitaan sopimus, jossa määritellään tarkemmin rahoituksen ehdot, kuten maksatuksen aikataulu sekä väli- ja loppuraportointiin liittyvät käytännöt. Myös hankkeen aloituksen tarkka ajankohta määritellään sopimuksessa. Rahoitusta ei myönnetä takautuvasti.

Hakuvaiheessa toimitettu hankesuunnitelma liitetään sopimukseen sellaisenaan, ja hanke sitoutuu sen toteuttamiseen.

Sopimuksen laatimisen jälkeen sovitaan Ami-säätiön ja hankkeen yhteinen aloitustapaaminen.

Miten hankerahoitus maksetaan?

Pääsääntöisesti rahoitus maksetaan rahoitussumman suuruudesta riippuen seuraavasti:

• Kun myönnetty summa on 15 000 euroa tai alle, summa maksetaan kokonaisuudessaan jälkikäteen.
• Kun myönnetty summa on yli 15 000 euroa, maksetaan alussa 25 prosenttia kokonaissummasta, väliraportoinnin jälkeen 50 prosenttia ja loppuraportoinnin jälkeen 25 prosenttia.
• Kun summa on yli 100 000 euroa, maksetaan alussa 25 prosenttia kokonaissummasta, kahden väliraportoinnin jälkeen kummankin jälkeen 25 prosenttia ja loppuraportoinnin jälkeen 25 prosenttia.

Väliraportoinnin ajankohta määritellään hankesopimuksessa.
Väliraportoinnin ajankohta määritellään kunkin hankkeen kohdalla erikseen sisältöperusteisesti. Hankesopimuksessa määritellään hankesuunnitelman vaiheiden perusteella, mikä hankkeen vaihe tulee olla toteutettuna tai käynnissä väliraportin ajankohtana.

Väliraportoinnille ei siis määritetä tarkkoja deadlineja, mutta hankesopimuksessa esitetään väliraportoinnin ajankohdasta arvio. Keskimmäinen tai keskimmäiset erät maksetaan hyväksytyn väliraportoinnin perusteella. Maksuerät ovat sidoksissa hankkeen etenemiseen ja tuotoksiin, eivät ennalta määrättyyn aikatauluun. Toimita väliraportti, kun sopimuksessa määritellyt vaiheet ovat toteutuneet.

Loppuraportoinnin ajankohdasta voi sopia tarkemmin säätiön kanssa hankkeen lähestyessä loppuaan. Suositeltavaa on, että loppuraportti toimitetaan säätiöön noin parin kuukauden sisällä hankkeen päättymisestä. Viimeinen erä maksetaan hyväksytyn loppuraportoinnin perusteella. Raportoinnin sisällöistä löydät lisää tietoa alempaa.

Miten toimitaan, jos hankeaikana tulee eteen hanketta koskevia muutostarpeita?

Sopimus ja sen liitteenä oleva hankesuunnitelma sitovat hankkeen toteuttajia. Jos hankerahoituksen saaja ei ole toteuttanut hankesuunnitelmaa tai noudattanut säätiön kanssa solmittua sopimusta, myönnetty apuraha voidaan keskeyttää ja periä takaisin.

Muutokset hankesuunnitelmaan ja sopimukseen ovat mahdollisia, mutta niistä on sovittava kirjallisesti säätiön kanssa. Ole siis viipymättä yhteydessä säätiöön, jos hankkeesi ei etene suunnitelman tai sopimuksen mukaisesti tai hankkeeseen olisi tarpeen tehdä muutoksia.

Muutosehdotukset tulee lähettää osoitteeseen apurahat@ami.fi. Perustele muutosehdotuksesi niin, että rahoittajalla säilyy ajantasainen kokonaiskuva hankkeesta: mitä kyseinen muutos tarkoittaisi hankkeelle kokonaisuutena ja miten se vaikuttaisi hankkeen budjettiin?

Kuinka usein tapaamisia Ami-säätiön kanssa järjestetään?

Kaikkien hankkeiden kanssa tavataan vähintään hankkeen alkaessa ja lähestyessä loppua. Tarjoamme kaikille mahdollisuutta tavata säännöllisesti myös hankeaikana. Tämä on täysin vapaaehtoista – käytännössä olemme kuitenkin saaneet tästä paljon hyvää palautetta. Tapaamisissa voidaan keskustella ketterästi hankkeen etenemisestä ja mahdollisista muutostarpeista sekä pohtia, miten hanke voi olla mahdollisimman vaikuttava.

Ami-säätiö ei ole määritellyt rahoittamilleen hankkeille tiettyä tapaamistiheyttä. Yhteistyön tavoista eli mm. tapaamisista, sovitaan jokaisen hankkeen kohdalla erikseen.

Hankekauden alkaessa pidetään aina hankkeen ja Ami-säätiön yhteinen aloitustapaaminen, jossa tutustutaan ja sovitaan tapaamisista sekä muista yhteistyön tavoista. Tämän tapaamisen jälkeen hankkeesta julkaistaan myös Ami-säätiön kotisivuille tuleva hanke-esittely, jonka Ami-säätiö valmistelee. Hankkeen toteuttajat saavat hanke-esittelyn nähtäväkseen ja kommentoitavakseen ennen julkaisua.

Samoin on syytä tavata hankkeen loppupuolella tulosten hyödyntämisen ja julkaisun näkökulmasta. Monet rahoittamamme hankkeet ovat kertoneet, että säännöllisemmät tapaamiset rahoittajan kanssa ovat olleet hyviä.

Mikäli olet saanut 150 000 euroa tai sitä suuremman rahoituksen, on hankkeelle perustettava ohjausryhmä, jossa rahoittajan edustaja on mukana.

Hankkeelle määritetään Ami-säätiöstä oma yhteyshenkilö, johon voi olla yhteydessä minkä tahansa kysymysten ilmaantuessa. Ami-säätiössä hankkeiden kanssa yhteyshenkilöinä toimivat sekä ohjelmajohtaja Anna-Maija Aalto, että ohjelmatyön asiantuntija Mari Oksanen.

Millaista yhteistyötä Ami-säätiö tekee rahoittamiensa tahojen kanssa?

Rahoituksen saaja sitoutuu julkistamaan hankkeen tulokset ja edistämään myös muilla tavoin tiedon hyödyntämistä ja juurtumista käytännön toimintaan. Säätiö tukee tässä tehtävässä rahoituksen saajaa. Mahdollinen yhteistyö säätiön ja rahoituksen saajan välillä liittyy mahdollisuuteen levittää tuloksia.

Säätiö on kiinnostunut olemaan hankkeiden kumppanina ja viestimään sekä hankevaiheesta että lopullisista tuloksista ja auttamaan tiedon hyödyntämisen tehtävässä. Hankkeen toteuttajia sitovat sopimus ja sen liitteenä oleva hankesuunnitelma. Näiden lisäksi mahdollinen muu yhteistyö Ami-säätiön kanssa on vapaaehtoista. Yhteistyön tavoista voidaan sopia ensimmäisessä tapaamisessa ja mahdollisuuksia saattaa tulla eteen myös myöhemmin hankkeen edetessä.

Miten väli- ja loppuraportoinnit toteutetaan ja mitä ne sisältävät?

Väliraportointi

Myönnetty rahoitus siirtyy maksatukseen sopimuksessa sovitun aikataulun mukaisesti ehtojen täyttyessä. Väliraportointi koostuu kahdesta osasta: 1. hankkeen väliraportista ja 2. liitteenä toimitettavasta, erillisestä talousselvityksestä. Jos kyseessä on konsortio, koskee talousselvitys kaikkia konsortion osapuolia. Vastuullinen toteuttaja tuottaa kokonaisraportin.

Väliraportissa verrataan hankesuunnitelmaa ja sen toteutumista toisiinsa ja annetaan arvio hankkeen seuraavista askelista. Tarkoituksena on osoittaa rahoittajalle, että hanke on edennyt sovitun mukaisesti. Hankkeen etenemistä kuvaavat väliraportit ovat Ami-säätiön ja hankkeen toteuttajien väliseksi jääviä dokumentteja, joita ei julkaista. Siksi etenemisen kuvaaminen voi väliraportissa olla mekaanista. Väliraportin ei tarvitse olla pitkä, muutama sivu riittää.

Väliraportoinnin voi toteuttaa esimerkiksi kopioimalla hankesuunnitelmasta toteutuksen vaiheet ja aikataulun kuvaavat osiot sellaisenaan muokattavaan dokumenttiin ja merkitsemällä tai kirjoittamalla, ovatko suunnitellut vaiheet ja toimenpiteet toteutuneet/toteutuneet osittain/eivät ole toteutuneet ja kommentoiden tarvittaessa hankkeen eri vaiheita/toimenpiteitä.

Tähän voi hyödyntää oman valinnan mukaan esimerkiksi selkeitä värikoodauksia tai muita tapoja erottaa toisistaan alkuperäinen suunnitelma ja sen toteutuminen. Voit myös kirjoittaa suunnitelman oheen tekstimuotoisen kuvauksen hankkeen etenemisestä suhteessa alkuperäiseen suunnitelmaan.

Lisäksi väliraporttiin liitetään erillinen, siihen saakka kertyneistä kustannuksista koostuva talousselvitys. Siitä tulee käydä ilmi siihen saakka toteutuneiden kustannusten päivämäärät, suuruudet ja käyttökohteet niin, että rahoittaja pystyy varmistumaan siitä, että budjettia on käytetty suunnitellulla tavalla.

Talousselvityksen tulee olla hakijatahon nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön allekirjoittama, konsortion jäsenten talousselvityksessä kyseisen organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaavan tahon allekirjoittama.

Loppuraportointi

Loppuraportointi koostuu kahdesta osasta: väliraportoinnin tapaan 1. raportista ja 2. talousselvityksestä. Loppuraportoinnin liitteenä toimitettavan erillisen talousselvityksen tulee kuitenkin koskea koko hankeaikaa, eli siinä tulee käydä ilmi koko hankkeen ajalla kertyneet kustannukset (ks. talousselvityksen sisällöstä ylempänä).

Jos kyseessä on konsortio, koskee talousselvitys kaikkia konsortion osapuolia. Vastuullinen toteuttaja tuottaa kokonaisraportin. Sekä loppuraportin että talousraportoinnin allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava taho.

Loppuraportin kirjoittamista varten on olemassa Ami-säätiön tarjoama runko. Rungolla tarkoitetaan tässä sisältöä: loppuraportti tuotetaan hankkeen toteuttaneen tahon omaa visuaalista ilmettä noudattaen ja se julkaistaan Ami-säätiön verkkosivuilla.

Loppuraportissa esitellään tulokset ja yhteenveto hankkeesta. Loppuraportissa hankesuunnitelmaa ja toteumaa verrataan toisiinsa, jotta rahoittaja pystyy arvioimaan hankkeen toteutumista suhteessa suunnitelmaan. Vertaamisen ei kuitenkaan tarvitse olla lukijan näkökulmasta yhtä mekaanisesti toteutettu, kuin väliraportoinnin kohdalla. Tämä johtuu siitä, että väliraportointi jää kokonaisuudessaan säätiön ja hankkeen toteuttajan väliseksi, mutta loppuraportin hankeselvitys julkaistaan, ja näin ollen myös raportin luettavuus korostuu.

Loppuraportin pääpaino on tuloksissa ja niiden pohdinnassa, ei hankkeen teknisen etenemisen kuvauksessa, vaikka rahoittajan pitääkin pystyä hahmottamaan hankkeen toteuma verrattuna hankesuunnitelmaan. Lisäksi loppuraportissa tulee pohtia tulosten hyödyntämistä – sekä hankkeen aikana tehtyjä toimenpiteitä, että tulosten hyödyntämismahdollisuuksia hankkeen päättymisen jälkeen.

Lataa loppuraportin pohja täältä: Hankkeen-julkinen-loppuraportti_pohja.pdf.

Yhteenveto väli- ja loppuraportoinnista:

• Väliraportti/väliraportit (koostuu kahdesta osasta)
• Koostuu 1) hankkeen etenemistä kuvaavasta väliraportista, jossa verrataan toisiinsa hankesuunnitelmaa ja toteumaa ja annetaan arvio hankkeen etenemisestä & 2) hankkeen talousselvityksestä (siihen asti toteutuneet kulut verrattuna budjettiin)
• Kyseessä on kokonaisuudessaan Ami-säätiön ja rahoittavan hankkeen välinen dokumentaatio, jota ei julkaista
  
• Loppuraportointi (koostuu kahdesta osasta)
• Sisältää sekä 1) loppuraportin että 2) talousselvityksen, kuten väliraportointissakin
• Loppuraportin ja sen liitteenä olevan talousselvityksen tulee koskea koko hankeaikaa
• Toisin kuin väliraportti, hankkeen toteuttajan omaa visuaalista ilmettä noudattaen toteutettu loppuraportti julkaistaan verkossa (poislukien talousselvitys)
• Loppuraportin pääpaino on tuloksissa ja niiden hyödyntämisessä, ja loppuraportin laatimisen avuksi on saatavilla Ami-säätiön loppuraporttirunko